Eksportfaktura

FaVa Eksportfaktura er lavet for at understøtte dokumentation til toldmyndigheder ved eksport eksempelvis til Norge. Man kan vælge at udstede eksportfaktura til samme kunde som den almindelige faktura eller man kan vælge at udstede eksportfakturaen til et momsselskab i det pågældende land.

Nedenstående vejledning viser kort de opsætninger der er mulige samt hvordan eksportfaktura fungerer i FaVa.

Opsætning Lande/Områder og Nummerserier

Pr. land er det muligt at opsætte separate nummerserie til de almindelige salgsbilag.

For at FaVa skal benytte den korrekte landespecifikke nummerserie baseret på landekoden på den valgte debitor på salgsdokumentet, så skal de landespecifikke nummerserier oprettes under Relationer for de 2 nummerserier som under Opsætning af Salg er indsat i ”Bogførte fakturanumre” og Bogførte kreditnotanumre”. For hver af disse nummerserier indsættes den landespecifikke nummerserie som en relation, som gælder for faktura.

Opsætning Eksporttekster

For hver landekode kan man opsætte 2 typer af tekster under “FaVa Eksporttekst liste”:

• Eksportdeklaration: Her kan man indtaste valgfri tekst som hvis udfyldt, udskrives på selve eksportfakturaen under tarif totaler.

• Eksportinformation: Hvis udfyldt vil denne tekst blive vist i bunden på de almindelige FaVa udskrifter for bogført faktura og bogført kreditnota. Dermed har man mulighed for at eksempelvis adresse på momsselskab stemplet på salgsbilaget til slutkunden.

FaVa Opsætning – Nummerserie

Under FaVa opsætning skal man opsætte den nummerserie, som skal benyttes til selve eksportfakturaen. Her kan hvis ønsket også angives den omregningsfaktor, som varens vægtangivelse skal ganges med, for at udskrift af vægt på eksportsalgsfakturaen bliver angivet i kg.

Eksportfakturaliste

Eksportfakturalisten indeholder en liste med alle de eksportfakturaer som er dannet i FaVa. Længst ude til højre kan man se om fakturaen er udskrevet, hvilket indikerer at varer er sendt og faktura dermed ikke kan rettes/slettes. Vigtigt at vide, at der ikke er nogen bogføring relateret til eksportfakturaen, men at den udelukkende benyttes til at samle og holde information og hvad som er sendt på en given eksport forsendelse.

Oprettelse eksportfaktura

For at oprette en eksportfaktura skal man kun angive 3 oplysninger inden man er klar til at hente bogførte salgsfakturalinjer ind til fakturaen.

• Debitornr.: Hvem er modtager af eksportfakturaen.
• Bogføringsdato: Op til og med hvilken dato skal bogførte salgsfakturalinjer hentes ind til eksportfakturaen.
• Antal pakker: Hvor mange pakker omfatter eksportfakturaen.

Når disse 3 oplysninger er angivet, kan eksportfaktura hoved se ud som vist i ovenstående eksempel. Alle felter markeret med gråt hentes automatisk fra den valgte debitor. Bemærk, Org. No. og Customs Cr. No er FaVa specifikke felter på debitorkortet, som benyttes på udskriften af eksportfakturaen.

Næste skridt er at hente de bogførte salgsfakturalinjer, der skal medtages på eksportfakturaen.

Under Proces finder man funktionen ”Importer salgsfakturalinjer”

Ved klik på den får man mulighed for at indsætte/ændre følgende filtre:

• Lande/Område kode: Arves automatisk fra den valgte kunde. Bør ikke ændres.
• Debitornr.: Her kan man indtaste et filter for hvilke debitorer der skal medtages eller undlades fra eksportfakturaen. Hvis felt er blankt, medtages alle debitorer der matcher den valgte landekode.
• Bogføringsdato til og med: Denne udfyldes automatisk med den bogføringsdato, som man angav ved oprettelse af eksportfaktura hovedet. Alle bogførte salgsfakturalinjer op til og med denne dato importeres til eksportfakturaen.

Ved klik på OK importeres alle bogførte salgsfakturalinjer inden for det valgte filter ind til eksportfakturaen. Der medtages kun linjer som ikke tidligere har været importeret til en eksportfaktura.

De importerede linjer vil danne grundlag for det efterfølgende print af eksportfakturaen og indeholder derfor alt information, der skal benyttes ved udskrift.

Sletning bilag

Det er muligt at slette en faktura fra linjerne, såfremt denne ikke skal medtages i grundlaget. Man kan kun slette hele bilag og ikke enkelte linjer fra et bilag. Sletning er muligt så længe eksportfakturaen ikke er udskrevet og dermed markeret i feltet ”Udskrevet” på eksportfaktura hovedet.

Eksport linjer til Excel

Ligesom på de fleste andre standard BC sider, så kan eksportlinjer også eksporteres til Excel via knappen øverst i højre hjørne af linje sektionen.

Eksportfaktura rapport

Når man har dannet sit grundlag, er man klar til at printe sin eksportfaktura. Under Proces skal man vælge Print eksportfaktura.

Håndtering kreditnotaer

Som udgangspunkt medtages bogførte salgskreditnotalinjer ikke i grundlaget for sin eksportfaktura. Skulle man komme i den sjældne situation, hvor man har behov for dette, så understøtter FaVa også denne mulighed.

Ved oprettelse af salgsreturvareordre kan man markere feltet ”Inkluder i eksportfaktura”. Når denne markering er sat, så vil de bogførte salgskreditnotalinjer fra den salgsreturordre blive medtaget, når man klikker på Importer salgsfakturalinjer og de bogførte kreditnotalinjer er inden for det opsatte filter.